Οργάνωση Γραφείου: 7 Tips για Καλύτερη Παραγωγικότητα

Η καλή οργάνωση γραφείου είναι το Α και το Ω για να είναι οι εργαζόμενοι χαρούμενοι στον χώρο εργασίας τους και φυσικά πιο παραγωγικοί. Επομένως, είναι πολύ σημαντικό να δοθεί η δέουσα προσοχή στην οργάνωση γραφείου είτε πρόκειται να το ξεκινήσεις από το μηδέν, είτε μιλάμε για κάποια ανακαίνιση κι αναδιαμόρφωση του χώρου. Για να γίνει αυτό σωστά απαιτείται έρευνα αγοράς και φυσικά, πρόγραμμα οργάνωσης γραφείου.

Παρακάτω έχουμε συγκεντρώσει μια σειρά από συμβουλές για οργάνωση γραφείου που συστήνουν οι ειδικοί.

Συμβουλή #1: Οργάνωση ανάλογα με την ειδίκευση

Για αρχή, μπορείς να εξειδικεύσεις το πρόγραμμα οργάνωσης γραφείου ανάλογα με το είδος του γραφείου που διαθέτεις. Άλλες είναι οι ανάγκες για την, ενδεικτικά, οργάνωση μεσιτικού γραφείου και άλλες:

• για την οργάνωση δικηγορικού γραφείου,
• για την οργάνωση διαφημιστικής εταιρείας,
• για την οργάνωση λογιστικού γραφείου,
• για την οργάνωση ασφαλιστικού γραφείου,
• για την οργάνωση γραφείων μιας startup εταιρείας,
• για την οργάνωση και λειτουργία τουριστικού γραφείου κ.ά.

Ο σχεδιασμός, η επίπλωση και η οργάνωση γραφείου είναι σημαντικό να αντανακλά την αισθητική και την φιλοσοφία, τόσο του ιδιοκτήτη του, όσο και του κλάδου που εκπροσωπεί. Εξέτασε το τι ταιριάζει ανά περίπτωση και πάρε τις σωστές αποφάσεις. Μην διστάσεις να επαναπροσδιορίσεις πλήρως την τυπική έννοια του γραφείου.

💡 Ψάχνεις για ενοικίαση γραφείου στην Αθήνα, για να στεγάσεις τη δική σου επιχείρηση; Κάνε την αναζήτησή σου στο Spitogatos, μέσα από χιλιάδες αγγελίες!

Συμβουλή #2: Οργάνωση Γραφείου ανάλογα με την περιοχή

Οργάνωσε το επαγγελματικό σου γραφείο σύμφωνα με την περιοχή που αυτό βρίσκεται. Αυτό παίζει ρόλο διότι ανάλογα και με αυτό το κριτήριο οι δυνητικοί σου πελάτες ενδέχεται να έχουν μια ορισμένη εικόνα και φυσικά, προσδοκίες απ’ το γραφείο σου.

Για παράδειγμα:

• Στην οργάνωση ενός δικηγορικού γραφείου, ο χώρος αναμένεται να είναι πιο επίσημος.
• Σε ένα λογιστικό γραφείο όλοι περιμένουν πολλά ράφια για καλύτερη αποθήκευση και οργάνωση φακέλων γραφείου.
• Ένα ασφαλιστικό γραφείο συνήθως φαντάζει πιο μίνιμαλ με ξεκάθαρες γραμμές.

Επίσης, το στιλ, η κομψότητα και φυσικά, η καθαριότητα είναι προ-απαιτούμενα για έναν επαγγελματικό χώρο. Ωστόσο δεν πρέπει ούτε να το παρακάνεις με το ντεκόρ και τα διάφορα διακοσμητικά ώστε να μην φαίνεται επιτηδευμένο, αλλά ούτε να έχεις ένα άδειο και κάπως απεριποίητο γραφείο. Ο συχνός καθαρισμός και η διατήρηση του χώρου σε τάξη, δε, είναι βασικό στοιχείο στην οργάνωση γραφείου.

💡 Να θυμάσαι πως η εικόνα ενός γραφείου μπορεί να επηρεάσει θετικά ή αρνητικά έναν δυνητικό πελάτη, γι’ αυτό δώσε βάση ακόμα και στις λεπτομέρειες.

Συμβουλή #3: Focus σε πρακτικότητα & σύγχρονο σχεδιασμό

Λάβε υπόψη την άνεση και την πρακτικότητα, καθώς και τον σύγχρονο σχεδιασμό ενός γραφείου. Οι ανοιχτοί χώροι, οι λιγότεροι τοίχοι, τα άφθονα παράθυρα, τα ψηλά ταβάνια, τα ανοιχτά ράφια (για οργάνωση φακέλων γραφείου) και η απουσία χωρισμάτων είναι η τοπ τάση για σύγχρονα γραφεία. Συνεπώς, το open space μπορεί να λειτουργήσει εξαιρετικά για χώρο γραφείων, είτε αφορά π.χ. την οργάνωση μεσιτικού γραφείου, είτε π.χ. την οργάνωση δικηγορικού γραφείου.

Βέβαια, αν δεν επιθυμείς κάτι τέτοιο μπορείς να κινηθείς… πιο παραδοσιακά. Για τα main γραφεία μπορείς να δράσεις με μεμονωμένα γραφεία είτε ανά άτομο, είτε ανά ομάδα, ώστε ο κάθε εργαζόμενος να έχεις τον δικό του προσωπικό χώρο. Άσε όμως και μερικά κοινόχρηστα open spaces για τις στιγμές χαλάρωσης και bonding των εργαζομένων κατά τη διάρκεια της ημέρας. Αυτό μπορείς να το κρίνεις με βάση τις ανάγκες της επιχείρησής σου.

Συμβουλή #4: Οργάνωση γραφείου σύμφωνα με τις ανάγκες των εργαζομένων

Μην παραλείψεις να οργανώσεις τα γραφεία σου με γνώμονα τους ανθρώπους σου. Για αρχή, λάβε υπόψη σου το πόσοι θα εργάζονται στον χώρο καθημερινά και αν ενδέχεται το ανθρώπινο δυναμικό να αυξηθεί με ραγδαίους ρυθμούς.

• Αν θες οι ομάδες να εργάζονται πιο στενά, τότε η οργάνωση γραφείου με ξεχωριστά δωμάτια ανά ομάδα ή τμήμα ίσως είναι η καλύτερη λύση
• Αν μιλάμε για ανάγκες τηλεφωνικού κέντρου, τότε δώσε βάση στην ηχομόνωση του χώρου
• Αν γίνονται συχνά meetings, φρόντισε να υπάρχουν επαρκείς αίθουσες για αυτό το σκοπό

Βάλε κάτω τα διάφορα κριτήρια ή/και περιορισμούς, αξιολόγησε τις καταστάσεις και πάρε αποφάσεις σύμφωνα με το πως η οργάνωση γραφείου θα επηρεάζει την καθημερινότητα, ίσως και την απόδοση, των συνεργατών σου.

💡 Αναζητάς γραφείο στο κέντρο της Θεσσαλονίκης; Μπες στην ιστοσελίδα του Spitogatos, κάνε την αναζήτησή σου όσο συγκεκριμένη θέλεις και βρες τον επαγγελματικό χώρο των ονείρων σου!

Συμβουλή #5: Σημασία στον σωστό φωτισμό

Ο φωτισμός είναι απαραίτητος σε οποιοδήποτε περιβάλλον γραφείου. Για αρχή, εκμεταλλεύσου το φυσικό φως μέσω μεγάλων παραθύρων. Το φυσικό φως:

• διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στην καλή λειτουργία του βιολογικού ρολογιού (κιρκάδιος ρυθμός) του ανθρώπου που με τη σειρά του ρυθμίζει διάφορους βιοχημικούς δείκτες, όπως η λεπτίνη ή η γκρελίνη,
• μειώνει τον καρδιακό ρυθμό,
• μειώνει τα επίπεδα της αρτηριακής πίεσης,
• δρα ευεργετικά στη διάθεση και την ψυχολογία κ.ά.

Επίσης, δώσε προτεραιότητα σε LED λάμπες, μίνιμαλ φωτιστικά οροφής, ακόμα και επιτραπέζια φωτιστικά. Βρες απλά αυτό που ταιριάζει στην γενικότερη αισθητική του χώρου.

Συμβουλή #6: Απαραίτητα έπιπλα & Αντικείμενα

Επιπλέον, τα σύγχρονα επαγγελματικά γραφεία πρέπει να είναι πλήρως λειτουργικά και να έχουν πρακτικά έπιπλα που κάνουν την καθημερινότητα στη δουλειά ευκολότερη. Μερικά, απαραίτητα έπιπλα-αντικείμενα για ένα επαγγελματικό γραφείο είναι τα εξής:

• Μεγάλα γραφεία
• Βολικές καρέκλες
• Μίνι ραφιέρα γραφείου, μικρά στοιβαζόμενα συρτάρια, φακελοστάτη ή αρχειοθήκη με συρτάρια
• Κρυφή οργάνωση καλωδίων ή στήριγμα γραφείου για καλώδια
• Πολύ – μολυβοθήκη ή post-it βάση οργάνωσης γραφείου
• Stand πληκτρολογίου

Η καθημερινότητα στη δουλειά απαιτεί συνήθως σωρό από έγγραφα και φακέλους. Γι’ αυτό είναι σημαντικό να δοθεί προσοχή στην οργάνωση συρταριών γραφείου και αρχείων, καθώς και στην οργάνωση φακέλων γραφείου. Πώς; Με ράφια ή βιβλιοθήκες που ταιριάζουν στη γενικότερη άποψη κι αισθητική, ενώ παράλληλα, προσφέρουν τη μέγιστη δυνατή αποθήκευση κι οργάνωση γραφείου.

💡 Εάν ψάχνεις για ενοικίαση γραφείου στα Νότια Προάστια της Αθήνας, η λύση είναι μία: Μπες στο spitogatos.gr, δες όλα τα διαθέσιμα γραφεία σε Βούλα, Γλυφάδα, Παλαιό Φάληρο και λοιπές περιοχές και βρες αυτό που ταιριάζει στις ανάγκες της δικής σου επιχείρησης.

Συμβουλή #7: Διακοσμητικές πινελιές για ισορροπία και καλή διάθεση

Επιπλέον, στην οργάνωση γραφείου δεν μπορείς να παραλείψεις και το κομμάτι της διακόσμησης. Αν δεν ξέρεις τα πάντα περί διακόσμησης μπορείς να αρκεστείς σε μερικά απλά αλλά βασικά βήματα: α) στην επιλογή των σωστών χρωμάτων και β) στην αξία του Feng Shui.

📌 Διάβασες επίσης: Ψυχολογία χρώματος δωματίου: Πώς ένα χρώμα επηρεάζει τη διάθεση και την ενέργεια σου;

Είναι γεγονός πως δεν ταιριάζουν όλες οι αποχρώσεις σε έναν εργασιακό χώρο. Ιδανικά, προτίμησε χρώματα όπως το απαλό κίτρινο, το μπεζ, το παλ χρυσό, το παλ πορτοκαλί, το απαλό πράσινο και το μπλε.

💡 Πρόσθεσε λευκές πινελιές για καλύτερη συγκέντρωση του νου και πες «ναι» στο καφέ και στις υπόλοιπες γήινες αποχρώσεις για σταθερότητα και τόνωση του μυαλού.

Σύμφωνα με τους κανόνες του Feng Shui, για καλύτερη ροή της ενέργειας και ισορροπία στο εργασιακό περιβάλλον, δώσε βάση στα εξής;

• Τοποθέτησε το γραφείο σου στη «θέση ισχύος» (μακριά από την είσοδο του δωματίου και στραμμένο προς την πόρτα) για περισσότερη ασφάλεια και εγρήγορση.
• Βάλε φυτά εσωτερικού χώρου στη ΝΑ γωνία του γραφείου για αφθονία.
• Φρόντισε για το άπλετο φυσικό φως για καλύτερη διάθεση και αύξηση της δημιουργικότητας.
• Ο φρέσκος αέρας και αερισμός είναι must για μειωμένα επίπεδα διοξειδίου του άνθρακα μέσα στον χώρο.

Σαν κάτι έξτρα, μπορείς να εξετάσεις το ενδεχόμενο να βάλεις ένα συντριβανάκι στην είσοδο του γραφείου, γιατί η παρουσία τρεχούμενου νερού στον χώρο συμβολίζει τον πλούτο.

Ωστόσο, εάν ακόμα βρίσκεσαι σε αναζήτηση του χώρου που θα στεγάσει το γραφείο σου, μπες στο spitogatos, περιηγήσου ανάμεσα σε χιλιάδες αγγελίες και βρες τον ιδανικό επαγγελματικό χώρο για να στεγάσεις την επιχείρησή σου, σε Αθήνα, Θεσσαλονίκη και σε όλη την Ελλάδα.